Дизајнирајте распоред и придржавајте се тога!

• Може 11, 2024

Једном када сам радио за врло малу компанију и као у сваком малом бизнису, морали су да носим многе капе. Будући да сам била Јане из свих заната (мало сам се бавила маркетингом, пријемом, писањем, свештенством итд.), Увек су ме повлачила у неколико различитих праваца. Није ми било први пут да се нађем у таквој неструктурираној, али захтевној радној ситуацији, али било је то први пут да сам ситуацију обрадовао милостиво. Био сам тамо само један дан - заправо пола дана - пре него што су ми поверили да радим на њиховим најважнијим документима и требало је око месец дана да будем имао под контролом сваки аспект свог посла.

Моја тајна? Дизајнирао сам распоред и без обзира на шта сам се га придржавао. Ево како сам то урадио. Такође можете да користите ове технике за прављење распореда код куће.

Дајте запажања.

Прво што сам учинио када сам започео посао било је посматрати шта се догађа око мене. Одакле је дошао мој рад? Колико често сам се бавио овим послом? Који су били рокови?

Оно што сам тражио и покушавао потражити, били су рутински задаци - моја омиљена врста задатка у свету, јер кад нешто учините, десет, двадесет, стотину пута то можете савладати.

Запиши све. Не остављајте ништа.

Док сам пратио своја запажања, записао сам ствари. Знао сам да посао добијам од шефа и отприлике пола туцета других менаџера сасвим случајно. Никад нисам знао шта долази или колико. Имао сам и непрекидни маркетиншки посао за који сам схватио да ће прековремено морати да се водим јер сам приметио да нико не надгледа мој напредак у овој области. Затим су уследила два главна извештаја која су требало да буду месечно. Бинго! То сам тражио - рутински посао. Рутински посао је диван за прављење распореда.

Направите листу.

Након што сам изнео своја запажања, почео сам да састављам оно што називам „контролна табла“ или „главна листа“. На овој листи разбио сам све своје области одговорности. Слиједио сам филозофију коју користим за архивирање: користите широке категорије приликом архивирања јер је лакше потражити документ у једној великој датотеци него сортирати 10 малих датотека.

На посао су долазили разни људи, тада сам имао свој посао и два извештаја. Пошто су задаци били тако неусклађени, ја сам се консолидовао. Шеф је имао своју категорију на врху моје листе. Скупио сам менаџере уопште у једну категорију. Моји лични пројекти су били други, а извештаји су били под једном категоријом при дну моје листе, јер су били основа. То су била моја суштинска подручја одговорности. Кад сам имао 20 изванредних ствари и телефони су звонили, а е-маил ми је скакао, добро је било знати да сам на крају био одговоран за само четири главне области, иако сам у почетку имао 100!

Направите распоред.

Једном када сам читав месец био са компанијом, био сам у могућности да направим општи опис посла на основу моје четири основне одговорности. Ове податке сам користио за израду распореда. Сваки сат мог дана (када нисам био на састанку) био је одређен за једну од мојих области одговорности. На пример, заказао бих постављено време да радим на извештајима сваки дан по сат времена. Када сам радио на извештајима, нисам радио маркетинг или било шта друго. Једино што би ме одвукло од онога што сам планирао да урадим био је захтев шефа или озбиљна хитна помоћ. А да је дошло до прекида, ја бих се с тим позабавио, а затим би се поново вратио на рад на извештајима.

Радећи на овај начин - постављајући одређене задатке одређеним временским оквирима - био сам у могућности да завршим сав свој посао. Такође сам описао посао / листу одговорности у извештај о статусу који ћу свакодневно слати власницима удела како би они знали где сам на свим својим пројектима.

Труди се!

Још увек користим овај стил рада када пишем код куће. Радни дан преносим према публикацији или веб локацији. Планирам комаде времена да се посветим одређеним пројектима и уколико се озбиљно не дође до хитне ситуације, не одлазим од ње.

На примјер, неки дан сам радила на чланку о кафибру о блогу (према мом распореду) када сам примила поруку е-поште коју сам чекала у инбоку. Био сам у искушењу да отворим имејл, међутим, то је био чланак за који сам писао различит веб локација, а не цоффебреакблог. Већ сам обављао заказан посао за ту веб страницу раније током дана и нисам планирао да радим на њему до следећег дана. Иако сам заиста желео да отворим имејл, суздржао сам се и наставио са својим послом.

Очекивану поруку е-поште отворио сам тек 12 сати касније, када сам требао то учинити.

Понекад можете планирати да радите на пројекту, али не можете док нешто чекате и не можете да напредујете док то не добијете. У том случају радим нешто што је повезано са пројектом. Ако не могу да радим на пројекту пројекта, увек могу да водим домаћинство. Могу почети да састављам фактуру, могу да замишљам друге идеје како бих се огласио уредницима у будућности, могу да исправим своје рачунарске датотеке и тако даље.

Многи професионалци са вишеструким одговорностима често нису сигурни шта би требали радити у било којем тренутку.Имати распоред помаже вам да донесете тешке одлуке. Осим ако није хитне ситуације, једноставно урадите оно што је следеће у вашем распореду.