Смањивање нереда идући дигитално, Део 2: Папир

• Може 17, 2024

У првом делу ове серије погледали смо начине како дигитално коришћење ваше музичке колекције може да вам помогне да се решите нереда и више уживате у својој музици. Али, хрпе ЦД-а и касета ретко су нечија највећа главобоља; та разлика најчешће пада на папире, посебно оне које морамо задржати у порезним или правним сврхама. Ове недеље ћемо истражити како дигитално пословање у папирној области може водити евиденцију која вам треба и мање опорезивати и уредити.

Основе
Далеко је најчешћи разлог што већина нас чува папире попут примања, рачуна, комуналних изјава и слично, јер постоји шанса да их ИРС затражи уколико се икада суочимо са порезном ревизијом. Заправо, вођење евиденције је озбиљан посао и важно је имати пратећу документацију потребну онолико дуго колико ИРС каже да их желите сачувати. (За преглед евиденције у вези с порезом погледајте везу у наставку.)

То би рекло, колико би нас заправо могло брзо и лако добити руку о нашој пореској документацији ако смо то тражили? Колико њих би требало да се копа по планинама неповезаних папира? Колико нас грицка зубе размишљајући о решавању ладица / кутије / стражњег дијела ормара у којој (мислимо) да је спремљена сва ова папирологија? Дигитализацијом докумената које требате водити може вам бити дуг пут ка допуштању да се придржавате ИРС-а без да се у процесу одричете разумности.

Користи
Амерички закон сада омогућава да дигиталне копије података везаних за порез стоје на располагању за многе ствари које смо некада имали на папиру, укључујући признанице о трошковима, рачуне и изјаве. Чување важних докумената у дигиталном облику не само да штеди много простора, већ и олакшава свету да брзо пронађе оно што вам је потребно и да редовно организујете своје записе. Поред тога, можда више нећете морати да предате кутију са шалтерима пуним признаница вашем порезнику који долази у априлу!

Важно је напоменути да се неки документи увек морају чувати у оригиналном папирном облику, укључујући опоруке, титуле, изводе из матичне књиге рођених и многе хипотекарне документе. Иако увек можете да створите дигиталне копије ових докумената, обавезно држите оригинале на сигурном месту. За више информација о томе шта треба да држите на папиру питајте свог адвоката, ЦПА или порезног стручњака.

Почетак
Све што вам је потребно за дигитализацију радова је скенер који ће аутоматски пренети копије онога што скенирате на рачунар. Наравно, скенери се увелике разликују у цени и квалитети; ако планирате да често користите своје - посебно за израду дигиталних докумената - исплати се уложити у онај који је једноставан за употребу и који ће задржати време. У идеалном случају потражите скенер који ће произвести ПДФ-ове докумената које стварате, а не датотеке слика попут .јпгс.

(Ако вам је папирологија посебно тешка, можете размислити о новом скенеру НеатРецеиптс. Овај гадгет вам омогућава скенирање примања, а испоручује се и са софтвером који ће анализирати и категорисати ваше трошкове. Иако није јефтин, могао би бити користан. куповина ако вам помисао да ручно унесете још један рачун у ваш књиговодствени програм шаље вам вриштање - или ако вам помисао на рачуноводствени програм шаље вриштање.
Овде потражите скенер уредних рачуна.)

Поред доброг скенера, на вашем рачунару има смисла поставити организован систем за архивирање. Скенирање докумената и њихово чување у неком мрачном и непознатом углу вашег чврстог диска биће једнако језиво као и покушај да их све закачите у претрпану ладицу за подношење. Размислите о подешавању наменске мапе која се зове „Трошкови“ (или „Важни радови“, или било које друго име има смисла за вас); унутар ње направите додатне мапе за разне врсте докумената које ћете тамо чувати: изјаве о кредитним картицама, потврде, платне картице итд.

Одржавање напретка
Сваки пут када скенирате документ, обавезно му дајте име које ће га олакшати проналажењем (уместо стандардног Сцан001.пдф који ће га скенер вероватно назвати), а затим га сачувајте у одговарајућу фасциклу.

Такође ћете бити опрезни да редовно правите резервне копије ових података, било да се налазе на диску, спољном чврстом диску или УСБ кључу (отприлике величине вашег палца и прикључи се на УСБ порт на рачунару ). Замислите ово као дигитални еквивалент чувања важних папира у сефу или закључаној фиоци.

Након што скенирате своје документе и сигурно их сачувате на рачунару, можете да се ослободите многих оригиналних папира. (Опет, када сте у недоумици о томе шта морате да држите у папирном облику, проверите код свог адвоката или ЦПА.) Паметно је исећи све што има идентификационе податке на њему - потврде које приказују податке о вашој кредитној картици, изјаве у којима се налазе бројеви рачуна, и апсолутно било шта са вашим бројем социјалног осигурања - уместо да га бацате у канту за рециклажу.

Дигитализација ваших постојећих докумената може бити одличан начин да смањите главобољу на папиру, а истовремено олакшавате проналазак онога што вам је потребно кад вам затреба. Уз скромно улагање времена, алата и труда, можда ћете једноставно открити да сте у стању испразнити тај проблематични претинац за датотеке заувек.

Видео Упутства: NYSTV - Armageddon and the New 5G Network Technology w guest Scott Hensler - Multi Language (Може 2024).