Неке предности и недостаци пакираних система за архивирање

• Може 3, 2024

Управљање папиром и архивирање папира налазе се на врху листе готово свих омиљених задатака организације, често зато што укључују наизглед бескрајне одлуке: шта морам да задржим? Колико дуго морам да га чувам? Где треба да иде? Шта да назовем у мапу у коју је чувам?

Упаковани комплети датотечног система понекад могу бити користан начин уклањања штетности у управљању папиром, јер вам тачно говоре где треба да ставите ствари, колико дуго да их чувате и шта да означите своје мапе. Међутим, постоји и неколико недостатака. Ево неких предности и недостатака једног система који сам покушао
Комплет за организацију финансијског планирања од Хомефиле.

Шта има у комплету
Комплет за финансијско планирање Хомефиле-а садржи двадесет и две картице за раздељивање датотека, индекс брзог проналажења и приручник са упутствима о употреби система као и простор за снимање ствари попут података о рачуну, информација о осигурању и личних података.

Како то ради
Свака картица за поделу датотека за финансијско планирање садржи картицу која садржи одређену категорију - Осигурање, на пример, здравље и инвалидност; На самој картици се наводи какви папири би требало да се налазе у тој датотеци, који папири би требало да се налазе у другој датотеци и колико дуго треба да задрже папире које тамо налазите.

Сваку картицу за размењивање датотека смештате у мапу обешене датотеке, а затим ту мапу испуните папирима наведеним на картици. (Неке категорије, као што су банковни рачуни, довољно су широке да комплет препоручује употребу фасцикли манила у висећим мапама како би папири за различите рачуне били одвојени.) Брзе индексне картице и приручник налазе се у фасцикли са висећом датотеком испред свега друго; кад год требате да поднесете или преузмете папир, индекс ће вам рећи где да тражите.

Шта ми се свидјело у систему
Недавно сам одлучио да тестирам комплет Хомефиле на тест. Слиједећи упутства из приручника, поставила сам нови систем архивирања и поново предала своје радове према категоријама и смјерницама у комплету. Будући да нисам имао потребу да одлучујем где да предајем ствари и нисам морао да правим налепнице за висеће фасцикле (за то служе картице на картицама), процес је протекао прилично брзо.

Док сам премештао папире, открио сам да су неке категорије које сам раније чувао одвојено - као што су изводи са кредитних картица и кредитни извештаји - више смисла комбиноване, као што је кит препоручио. Такође сам сматрао да је индекс прилично користан: уместо да се сећам где бих ставио одређени папир, једноставно бих могао да га потражим на индексу. То би потенцијално могло да уштеди време.

У радној књизи се истиче да би овај систем могао бити посебно користан људима са датотекама на неколико локација (рецимо, примарно пребивалиште и дом за одмор) и особама одговорним за више скупова датотека (попут сопствених и старијих родитеља). Слажем се. Овај комплет би могао да елиминише потребу за поновним проналажењем точка у смислу подношења.

Слабости
Што сам дубље ушао у креирање система за архивирање, све сам више био свестан ствари о комплету који није добро са мном:

• За почетак, било је неких збуњујућих разлика и укрштања међу категоријама - дипломе се, на пример, требају чувати у личној мапи, док транскрипти иду у мапу Сцхоолс & Цхилдцаре (али тренутно нисам у школи и не има деце).
  
• Придржавајући се комплета упутства, морао сам да извршим неколико промена које ми се нису чиниле логичним; на пример, рачуни за велике куповине које обично чувам са подацима о мојем осигуравајућем најамнику (јер бих им се вратио само ако бих поднео захтев) требало би да се поднесу са гаранцијама и корисничким водичима.
  
• Такође су ми недостајале неке категорије. На пример, није било назнака где да поднесете ствари попут понављајућих рачуна (комуналије, телефон и тако даље) - и иако радна свеска нуди простор за прилагођавање индекса када наиђете на папире који нису наведени у одређеној листи категорије, ово потенцијално може побиједити сврху система у којем се за вас доносе одлуке унапред.
  
• Коначно сам закључио да је нека логистика система несавршена. Комплет препоручује да се пријаве пореза на доходак и пратеће информације поднесу у фасциклу, али све осим најосновнијих 1040 вероватно ће испунити једну висећу фасциклу да се препуни. Такође, саме картонске датотеке су мало превише високе: кад сам их ставио у висећу фасциклу са чак једном делимично пуном манила датотеком, нисам могао затворити врх оквира датотека који сам користио.
  

Доња граница
Ако већ имате било какав систем архивирања, можда ће вам бити тешко - као и ја - да надјачате ваше природне склоности када је реч о одлучивању где да предате ствари. Неколико збуњујућих пресека између категорија може бити фрустрирајуће. Можда ћете бити престрашени ако имате папире који не спадају лако у традиционалне категорије архивирања.

Са друге стране, кит добро функционира тако што антиципира већину главних категорија архивирања и јасно прецизира шта се дешава у свакој категорији, шта не, а када је сигурно уклонити садржај сваке мапе. Такође је лако подесити и не захтева опрему осим основне залихе. Ако сте преплављени папиром и осећате се парализованом мишљу да морате одлучити где ствари иду, или ако само желите основни, директан систем за пријављивање, Комплет за организацију финансијског планирања може бити само карта.