Једноставни кораци до ефикасног система архивирања

• Април 18, 2024

Овај чланак је одломак из моје нове е-књиге, Водич за организовани живот за организовање радова и датотека.

Камен темељац већине система за управљање папиром је скуп датотека које могу да садрже и категоришу информације које су вам важне. Уз неколико основних потрепштина и неколико једноставних корака, стварање система за архивирање (или ажурирање постојећег) може бити релативно брз и безболан задатак, посебно ако сте већ уклонили нежељене и непотребне папире. Ево како да своје датотеке доведете у форму.

Шта ће вам требати:

• Празне фасцикле датотека. Препоручујем употребу унутрашњих (или манила) фасцикли и висећих фасцикли, али ако сте притиснули за простор, можете да користите само једну или другу.
  
• Забелешке за лепљење. Стандардна величина од 3 до 3 инча је идеална, јер пружа довољно простора за писање.
  
• Оловка или оловка.
  
• Празан папир или празан документ за обраду текста да унесете белешке о категоријама архивирања које ћете креирати и о томе шта припада свакој од њих.
  
• Било које датотеке које сте већ креирали, било да су део система за архивирање који већ имате или мапе које сте креирали док сте одвајали папире за спремање током процеса сортирања и корења.
  Кесе или канте за рециклирање и дробљење, само у случају да наиђете на нежељене или непотребне папире који још увек вребају около.
  

Шта да радим:

1. Скупите све папире са којима ћете заједно радити на једном месту. Ако ажурирате постојећи систем архивирања, ви сте испред игре.
   
2. Узмите папир са врха своје гомиле и урадите једну од две ствари са њим:
   
   
   
   • Ако је повезана са категоријом датотека коју сте већ створили или датотеком у вашем постојећем систему, додајте је у тај фолдер.
     
   • Ако припада у нову или засебну категорију, ставите је у празну фасциклу датотека и лепите белешку да бисте тој фасцикли дали привремену ознаку.
     
   
   
3. Док стављате папире у мапе, на празном листу папира или у документу за обраду текста додајте белешку о томе шта је папир и где сте га ставили. На пример, можете да напишете „Полица аутоматског осигурања - у мапи аутомобила“ или „Подаци о лету за путовање у Сан Франциско - у фасциклу предстојећих путовања“. Ове белешке помоћи ће вам да запамтите где сте скривали ствари, а такође ће вам помоћи да направите мапу датотека када завршите са подешавањем система.
   
4. Поновите ове кораке са сваким папиром у вашем снопу. Ако ажурирате постојећи систем архивирања, прелистајте папире у свакој мапи да бисте утврдили да ли припадају тој мапи или негде другде и да ли је ознака категорије у мапи и даље тачна. Преместите ствари у друге мапе и по потреби ажурирајте налепнице.
   
5. Након што сте све сортирали и категорисали у мапе, погледајте назад кроз мапе. Да ли категорије и ознаке имају смисла? Постоје ли мапе које треба објединити? Било шта што би требало поделити на мање категорије?
   
6. Када сте задовољни категоријама које сте креирали, означите своје мапе. Можете да ручно пишете или штампате налепнице или их креирате помоћу произвођача етикета.
   
7. Ставите мапе у фиоку, кутију или канту коју користите за њихово складиштење. Организујте датотеке на начин који вам има смисла на основу начина на који ћете их користити. На пример, можете их наручити абецедним или хронолошким редоследом, или можете да ставите фасцикле које ћете вероватно користити највише испред, а датотеке са мање фреквентног приступа иза.
   
8. Запишите мапу датотека. Ова листа, заснована на белешкама које сте узели о категоријама архивирања које сте креирали и ономе што сте спремили у свакој категорији, помоћи ће вам да се сетите шта је где. Задржите копију мапе датотека на предњем делу фиоке датотеке или у мапи на радној површини рачунара како бисте јој могли лако приступити када требате да пронађете нешто у својим датотекама.
   
9. Дивите се свом ажурном функционалном систему архивирања!