Организовање е-поште - сортирање и корење

• Април 19, 2024

Е-пошта можда никад неће засути ваш физички простор као што је поштанска пошта, али ипак може бити узрок стреса, фрустрације и главобоље када се гомила. Када добијете контролу над својом е-поштом, можете помоћи да се осигура да она постане алат којим треба да буде - онај који вас одржава у контакту и информисан - без да изазове преоптерећење.

Први корак ка стварању функционалног система за организовање е-поште је, наравно, одбацивање порука које више не желите или не требате. Ево неких критеријума и смерница који ће вам помоћи да смањите Инбок и да се ослободите дигиталне корекције.

Где почети
Често је најлакше и најефикасније започети сортирањем и истребљивањем најстаријих порука е-поште, јер је најмање вероватно да ће бити благовремене и релевантне, а многе од њих могу бити застареле. Ако имате веома велики заостатак е-поште, можда ћете желети да направите општу фасциклу заосталих порука у којој ће се налазити поруке које желите да разврстите тако да не затрпају ваш Инбок и постану неодољиве.

Препоручујем да почнете са 20-30 минута разврставања, што је углавном довољно да вам омогући неки напредак, али не толико да бисте се досадили или истрошили. Ако сте и даље инспирисани, наставите са тим; у супротном, одморите се и вратите се још 20 минута или касније.

Стварање смерница
Као кад сте корали друге врсте ствари, корисно је имати неке смернице унапред за шта сте спремни да се раздвојите и шта бисте желели да задржите. Ево неких врста е-порука које бришем приликом ковања:

• Поруке које нисам хтео да примам на првом месту (наравно, нежељена пошта, али и билтене за које се нисам пријавила, нежељени Прослеђивање и тако даље)
  
• Поруке са застарелим информацијама (рецимо о догађајима који су већ прошли)
  
• Информативне поруке (попут билтена) које сам већ прочитао и мало је вероватно да ћу их поново прочитати
  
• Информативне поруке које нисам прочитао више од 2 месеца
  
• Поруке сам преснимио и не желим или морам ништа да радим са њима
  
• Поруке чије су информације доступне другде
  
• Раније верзије порука које су постале део дужих нити (тј. Ако је клијент послао поруку на коју сам одговорио, а онда је клијент одговорио на мене, задржаћу само ону најновију поруку - која има сва три бита дописивање у њему)
  

Делете аваи!
Имајући у виду смернице, прегледајте садржај пристигле поште прстом преко тастера Делете на тастатури, спреман за налет. Будући да толико е-поште обично остане подсећајући на ствари које морате да урадите, покушајте да ову вежбу направите са списком обавеза да будете поред вас; када наиђете на поруку коју сте чували само зато што вас подсећа на нешто о чему треба да водите рачуна, напишите тај задатак на своју листу До и затим обришите поруку (или је у најмању руку избаците из ваш Инбок у фолдер).

Док сортирате, покушајте да се превише не запнете у садржај порука: ако постоје дугачке поруке е-поште које желите да прочитате, на пример, прескочите неколико редака да бисте били сигурни да их вреде сачувати, а затим их преместите у а Читање фасцикле у програму е-поште. Такође будите на опрезу за дистракције, попут клика на везу у поруци, а затим се заокупите алатом на мрежи. Ако требате, подесите фолдер за Веб локације које бисте посетили и тамо чували било какве поруке са информацијама о стварима које желите да проверите на мрежи.

Док радите, размишљајте о поштанском сандучићу као на физички Инбок на вашем столу: у идеалном случају, он би требао да садржи само оне поруке које још нисте прегледали или на којима активно радите. Ако уклоните ствари које вам више нису потребне и премјестите у мапе све што желите задржати као референцу, олакшат ћете рјешавање онога што је за вас заиста активно и тренутно.

У следећем чланку из ове серије погледаћемо начине чувања и организовања порука е-поште које одлучите да задржите. Ове недеље издвојите мало времена за креирање сопствених смерница за сортирање и корење, а затим их ставите на употребу декодирања вашег поштанског сандучета.