О Оутлоок категоријама
Употреба категорија је одличан начин да добро организирате Оутлоок окружење без стварања безброј мапа. Коришћењем категорија можете да све ставке задржите у једној мапи, али групирајте, као и ставке заједно по категоријама (осим предмета е-поште). Након што су додељене категорије можете такође пронаћи, сортирати и филтрирати ставке по категоријама. На пример: Можда имате колекцију е-поште (послату и примљену), контакте, задатке, састанке и белешке које се односе на исти пројекат. Помоћу категорија можете их повући заједно да погледате велику слику.

Главна категорија
Оутлоок садржи задану листу главних категорија којој можете додати своје категорије у складу са вашим личним потребама. Листу главних категорија можете пронаћи под наредбом менија Уреди / Категорија. Употријебите типку Главна категорија у прозору Категорија да бисте додали и уклонили категорије с пописа Мастер категорија. Када уклоните категорију са листе главних категорија, ставке које су додељене тој категорији остају непромењене. Можете наставити да групирате те ставке користећи избрисану категорију.

Добра пракса је да додијелите једној или више категорија ставци Оутлоок одабиром категорије са листе главних категорија. Можете једноставно уписати категорију у поље категорије ставке, али највероватније се нећете односити на категорију на исти начин за сваку ставку и тиме порабити сврху њихове употребе.

На пример, прву ставку коју желите да категоришете откуцате МС Оффице. Неколико дана касније имате нови артикал за ту исту категорију. Овај пут откуцате, Мицрософт Оффице. Оутлоок то тумачи као НОВУ категорију.

Кориштењем листе главних категорија осигурава досљедност и избјегава правописне погрешке.

Додјељивање категорија ставкама
Свакој врсти Оутлоок ставке можете доделити једну или више категорија. Изузев обрасца поруке е-поште, видјет ћете поље Категорија и дугме на сваком Оутлоок обрасцу. Да бисте ставкама е-поште додијелили категорије, морате пронаћи опције е-поште да бисте пронашли поље категорије.

Да бисте додијелили категорије током креирања ставке, кликните на гумб Категорија на обрасцу (или дугме Опције на ставци е-поште) и провјерите све категорије на листи главних категорија које се примјењују; затим кликните на ОК. Отворите било коју постојећу ставку и наставите како је описано горе да бисте додали категорију након креирања.

Можете доделити категоријама да множите ставке на листи. Одаберите све ставке којима желите додијелити исте категорије. Десним кликом на плави одабир и изаберите Категорије из пречаца. Проверите све категорије које се примењују; затим кликните на ОК.

Уклоните категорије из ставки

Отворите ставку из које желите да уклоните категорију. Кликните на гумб Категорија и уклоните квачицу за одабир из категорије коју желите уклонити. Можете уклонити категорије из више ставки на листи тако што ћете претходно одабрати групу ставки; одабир категорије из менија пречица десним кликом; поништите одабир категорија које желите уклонити; затим кликните на ОК.

Пронађи све ставке

Употријебите команду Адванцед Финд из менија Едит да бисте пронашли све ставке у категорији. У дијалошком оквиру Напредна претрага:

- Изаберите „Било који тип ставке Оутлоока“ из падајућег пада за поље „Тражи“
- Провјерите да личне мапе су приказане у пољу Ин: Оутлоок ће прегледати све мапе које имате у вашим личним мапама. Можете да кликнете на претраживач да бисте сузили претрагу на одабране мапе.
- Кликните на картицу Више избора
- Кликните на дугме Категорија
- Изаберите категорију коју желите да пронађете
- Кликните на ОК

Све ставке са одабраном категоријом појавит ће се у прозору Пронађи. Можете их отворити да виде детаље двоструким кликом на ставку коју желите да отворите.

Можете да сачувате претрагу да бисте је касније преузели. Кликните на Филе / Саве Сеарцх, одаберите фасциклу у коју желите да похраните претрагу, дајте претраживању име датотеке и кликните на Саве. Тип датотеке требао би бити Оффице Савед Сеарцхес, а датотека ће имати екстензију датотеке .осс. Да бисте отворили сачувану претрагу, кликните на Филе / Опен Сеарцх, пронађите претрагу коју желите да отворите, изаберите је и кликните на ОК. Током догађаја Опен, Оутлоок ће извршити нову претрагу на основу критеријума постављених у сачуваној претрази.

Штампање СВИХ предмета у категорији

Након извршења претраге можете да одштампате све пронађене предмете. Одаберите све датотеке у прозору за претрагу (Едит / Селецт Алл или коришћењем миша). Кликните десним тастером миша на поље за одабир и одаберите испис из пречаца.

Одаберите стил штампања који бисте желели:

- Стил табеле штампа само списак пронађених ставки
- Мемо Стиле штампа садржај предмета

Изаберите друге опције штампања по потреби; затим кликните на дугме за штампање да бисте документ послали на штампач.

Ако сте активни Оутлоок корисник и користите већину функција изван е-поште, размислите о употреби категорија да бисте организовали своје Оутлоок ставке.